Chương 6: Chữ Ký Của Ái Nhi Có Phạm Vi

Lâm Ái Nhi không ký một “biên bản giả” duy nhất khiến cả thương vụ sụp đổ. Cô ký nhiều tài liệu khác nhau, với nhiều tư cách khác nhau. Chính điều đó mới làm việc thẩm định trở nên khó khăn.

Ái Nhi là giám đốc tài chính của một công ty trong nhóm, đồng thời là thành viên gia đình cổ đông. Có những biên bản cô ký với tư cách người dự họp. Có những bảng biểu cô ký chỉ để xác nhận đã nhận. Có những tài liệu cô không hề có thẩm quyền ràng buộc toàn bộ bên bán. Luật sư bên mua yêu cầu lập một ma trận thẩm quyền.

“Chữ ký không có nghĩa là cùng một quyền,” Khánh Ly nói. Minh gật đầu. Một chữ ký đẹp ở trang cuối không tự chứng minh người ký biết hết mọi dữ kiện trong tài liệu, hay có quyền phê duyệt toàn bộ nội dung.

Ái Nhi được phỏng vấn về một biên bản họp bị đổi ngày. Lịch sử phiên bản cho thấy bản nháp ban đầu ghi đúng ngày diễn ra cuộc họp. Bản cuối cùng lại đổi sang một ngày sớm hơn, để khớp với trình tự các phê duyệt của doanh nghiệp. Ai yêu cầu? Một quản lý bộ phận doanh nghiệp đã để lại bình luận: “Cần chỉnh ngày cho khớp với ngày hiệu lực của khoản góp vốn.” Và Ái Nhi trả lời bên dưới: “Vui lòng sửa trước khi đưa vào bộ hồ sơ ký.”

Câu trả lời ấy bất lợi cho cô. Nhưng nó chưa tự chứng minh rằng cô biết việc ghi lùi ngày là sai.

Luật sư bên mua hỏi: “Cô có biết cuộc họp không diễn ra vào ngày ghi trên bản cuối cùng không?”

“Có.”

“Vậy tại sao cô vẫn ký?”

Ái Nhi im lặng một lúc. “Tôi được giải thích rằng đó là quy ước về ngày hiệu lực, để hồ sơ khớp nhau.”

“Ai giải thích?”

“Quản lý bộ phận doanh nghiệp.”

“Cô có hỏi luật sư không?”

“Không.”

“Vì sao?”

“Tôi nghĩ bộ phận pháp chế đã kiểm tra rồi.”

Khánh Ly không nói “thế là đủ để kết tội”. Cô hỏi luật sư doanh nghiệp của bên bán. Họ trả lời rằng họ chưa bao giờ phê duyệt việc ghi lùi ngày họp theo kiểu đó. Họ từng đề nghị tách riêng hai thứ: ngày họp thực tế, và ngày hiệu lực của nghị quyết nếu pháp luật và văn bản cho phép. Nhưng bình luận đó không được chuyển sang bộ hồ sơ cuối cùng.

Ai đã bỏ nó đi? Lịch sử phiên bản chỉ dẫn tới tài khoản quản trị của bộ phận doanh nghiệp, một tài khoản dùng chung. Lại thêm một lỗ hổng kiểm soát.

“Các anh đang biến một lỗi giấy tờ thành gian lận,” Thiên Vũ nói.

“Chúng tôi chưa dùng chữ gian lận,” luật sư bên mua đáp.

“Vậy sao lại trì hoãn thương vụ?”

“Vì việc ủy quyền và hồ sơ doanh nghiệp phải đúng, để chúng tôi biết cổ phần và các phê duyệt có hiệu lực ra sao.”

Ái Nhi nhìn sang Minh. Anh không hỏi câu đang nằm trong đầu: em từ hôn vì sợ anh phát hiện ra chuyện này sao? Không phải trong buổi họp này.

Chỉ sau khi các dữ kiện đã được xác lập, hai người mới nói chuyện riêng, với sự biết trước của luật sư hai bên.

“Em biết anh Vũ muốn cắt hợp đồng với công ty anh từ trước bữa tối hôm đó,” Ái Nhi nói.

“Trước bao lâu?”

“Hai ngày.”

“Sao em không nói?”

“Anh ấy bảo anh làm thương vụ chậm, và cả nhà nghĩ nếu em cưới anh, mọi quyết định sau này đều sẽ thành xung đột lợi ích.”

“Còn em?”

Cô nhìn xuống. “Em mệt vì mỗi lần mình cãi nhau chuyện công việc, anh lại hỏi em đứng về phía gia đình hay phía anh.”

Minh định phản bác, rồi chợt nhớ. Anh đã thật sự hỏi câu đó, và không chỉ một lần.

“Vậy em từ hôn vì sao?”

“Vì em không muốn hôn nhân trở thành thêm một phòng họp nữa.”

“Còn hồ sơ?”

“Em cũng sợ anh sẽ không bỏ qua những thứ đội đang cố đóng lại.”

“Em nghĩ họ đúng à?”

“Lúc đó em nghĩ thương vụ cần phải xong.” Cô thở ra. “Bây giờ thì em không chắc nữa.”

Đó là câu gần nhất với một lời thú nhận. Nhưng sự im lặng của một người không tự đủ để kết luận người đó biết gì hay có ý định gì.

“Em có cố ý ký sai không?” Minh hỏi.

“Em biết ngày họp không đúng. Em nghĩ ngày hiệu lực sẽ xử lý được chuyện đó. Và em đã không hỏi.”

“Vậy phần đó em phải chịu.”

“Em biết.”

Ái Nhi không xin tha. Minh cũng không dùng thương vụ để trả đũa cô.

Hồ sơ doanh nghiệp được cải chính theo hướng dẫn của luật sư và quy trình của hội đồng quản trị. Một số nghị quyết phải được phê chuẩn lại. Bên mua bổ sung một điều kiện tiên quyết: bên bán phải hoàn tất khắc phục hồ sơ doanh nghiệp, kèm cam đoan và điều khoản bồi hoàn phù hợp cho các rủi ro đã xác định. Ái Nhi bị hội đồng quản trị khiển trách nội bộ vì đã ký tài liệu có ngày không khớp mà không báo lên pháp chế. Cô không bị “bắt”, cũng không bị cho thôi việc ngay.

Thiên Vũ muốn đổ toàn bộ trách nhiệm cho người quản lý bộ phận doanh nghiệp. Nhưng đợt rà soát độc lập cho rằng sức ép từ ban điều hành cũng cần được xem xét. Một email của chính Thiên Vũ có câu: “Hoàn tất giấy tờ trước khi bên mua thấy chỗ hổng.” Câu ấy không bảo ai làm giả, nhưng nó tạo ra áp lực.

Ma trận thẩm quyền còn cho thấy Ái Nhi từng ký một bản cam đoan về thông tin thuế. Cô có thẩm quyền ký cho công ty con, nhưng không có thẩm quyền ký cho công ty mẹ là bên bán. Luật sư bên mua ban đầu đã hiểu chữ ký ấy rộng hơn thực tế, và luật sư doanh nghiệp phải đính chính ngay.

“Đây là lý do phải ghi rõ tư cách ký bên cạnh chữ ký,” Khánh Ly nói.

Mẫu ký mới có thêm các mục: họ tên, chức danh, pháp nhân, tư cách ký và cơ sở phê duyệt. Nếu chỉ là ký xác nhận đã nhận thì ghi rõ là xác nhận, không để người đọc sau hiểu nhầm thành phê duyệt.

Ái Nhi nhìn ma trận và nói khẽ: “Em đã ký quá nhiều thứ mà chưa từng nghĩ một chữ ký sau này có thể bị hiểu rộng tới đâu.”

“Anh cũng từng coi chữ ký của em là bằng chứng em biết hết mọi chuyện,” Minh đáp.

“Vậy là anh sai.”

“Ừ.”

Cả hai cùng sửa một giả định về nhau ngay trong buổi đó.

Hội đồng quản trị yêu cầu tập huấn cho những người có quyền ký, không phải kiểu bấm qua cho xong. Mỗi loại tài liệu trọng yếu đều có bản tóm tắt trách nhiệm, không phải để người ký thành luật sư, mà để họ biết lúc nào phải hỏi pháp chế thay vì nói “tưởng bộ phận pháp chế xem rồi”. Mọi nghị quyết trọng yếu của hội đồng quản trị và cổ đông phải có trang bìa ghi rõ pháp nhân, nội dung cần quyết định, cơ sở pháp lý và người có quyền ký. Không để ai ký hàng chục trang mà không biết mình đang phê duyệt hay chỉ xác nhận đã nhận.

“Nếu ngày đó có trang bìa này, có lẽ em đã hỏi,” Ái Nhi nói.

“Có thể,” Minh đáp. “Nhưng một hệ thống tốt không được dựa vào hy vọng rằng người ta sẽ tự hỏi.”

Hội đồng quản trị còn yêu cầu thêm: không dùng tài khoản quản trị chung cho biên bản cuối cùng; tách riêng trường ngày họp và ngày hiệu lực; có dấu vết phê duyệt của pháp chế; người ký nhận bản tóm tắt thẩm quyền và trách nhiệm.

Minh nhìn bản kế hoạch khắc phục. Chuyện giữa anh và Ái Nhi đã kết thúc. Nhưng ít nhất, những chữ ký sau này của cô sẽ nằm trong một hệ thống khó để câu “em nghĩ pháp chế đã kiểm tra rồi” trở thành câu trả lời cuối cùng.