Chương 7: Kiểm Toán Chỉ Có Giá Trị Khi Theo Được Dấu Vết

Cuộc kiểm toán điều tra kéo dài gần ba tháng, và kết quả chẳng giống câu chuyện gọn gàng mà bất kỳ phe nào trong gia đình mong đợi.

Không có email nào ghi “hãy lấy tiền công ty”. Không có bảng tính bí mật nào tự nó chứng minh một tội danh. Thay vào đó là hàng nghìn dòng sổ cái, hợp đồng, hóa đơn, lệnh chuyển tiền, biên bản HĐQT, email phê duyệt và dấu vết sở hữu phải ghép lại với nhau như những mảnh vỡ. Có khoản thoạt nhìn đáng ngờ nhưng hóa ra có sản phẩm bàn giao thật. Có nhà cung cấp từng quen biết gia đình Phương nhưng giá vẫn nằm trong mặt bằng thị trường. Ngược lại, vài giao dịch nhỏ tưởng chừng vô hại, khi xếp cạnh nhau, lại thành một quy luật khó giải thích.

Đội điều tra trình bày kết quả cho ủy ban đặc biệt trước, không gửi thẳng cho cả gia đình. Báo cáo phân loại phát hiện theo mức độ chắc chắn của bằng chứng. Nhóm đầu tiên là lỗi quản trị: một số khoản phát sinh vượt ngân sách ban đầu được duyệt qua chuỗi email hoặc chữ ký của ban điều hành, mà không được đưa lại HĐQT theo đúng ngưỡng quy chế đã đặt ra. Nhóm thứ hai là khai báo xung đột lợi ích không đầy đủ: ba nhà cung cấp có quan hệ sở hữu hoặc lợi ích gián tiếp với người thân bên gia đình Phương, nhưng sổ đăng ký xung đột lợi ích không ghi nhận đầy đủ tại thời điểm giao dịch.

Nhóm thứ ba nghiêm trọng hơn. Hai pháp nhân nhận “phí tư vấn dự án” đều đặn theo hóa đơn định kỳ, nhưng hồ sơ chứng minh công việc thì mỏng như tờ giấy. Một số khoản thanh toán bị chia thành nhiều đợt nhỏ, mỗi đợt thấp hơn ngưỡng cần cấp cao hơn duyệt. Dữ liệu ngân hàng và hồ sơ doanh nghiệp cho thấy một phần dòng tiền sau đó chảy về các tài khoản liên quan tới một công ty khác thuộc nhóm lợi ích của gia đình Phương. Đội điều tra không dùng chữ “biển thủ”. Họ dùng thứ ngôn ngữ hẹp và cẩn trọng hơn: phí không có chứng từ chứng minh, dấu hiệu lợi ích của bên liên quan không được khai báo, dấu hiệu né tránh quy trình phê duyệt, và các giao dịch cần đánh giá pháp lý.

Báo cáo cũng không miễn trách nhiệm cho bà Nga. Nhiều email cho thấy bà trực tiếp hối thúc giải ngân vì sợ dự án chậm, đồng ý một số ngoại lệ trong mua sắm, và duyệt nhà cung cấp với lý do “đã biết gia đình này nhiều năm”. Tuy vậy, trong phạm vi rà soát, chưa có bằng chứng nào cho thấy tiền chảy vào tài khoản cá nhân của bà. Vấn đề của bà là đã gạt cơ chế kiểm soát sang một bên, không khai báo đầy đủ một số mối quan hệ, và dùng ghế Chủ tịch để xóa nhòa ranh giới giữa phán đoán gia đình với quy trình của HĐQT.

Tên Khải cũng có trong báo cáo. Anh từng ký xác nhận tiến độ cho hai hạng mục phát sinh mà không đọc kỹ điều kiện tài chính, chỉ vì tin vào đội dự án và chị dâu. Hành vi ấy không thể đặt ngang với những giao dịch bị nghi có hưởng lợi, nhưng nó cho thấy lỗ hổng quản trị rộng hơn nhiều người tưởng. Đọc tới đoạn đó, mặt Khải đỏ bừng.

“Anh đã nói sẽ chấp nhận rà soát,” Hương nhắc khẽ. “Giờ thì phải chấp nhận cả những đoạn mình không thích.”

Luật sư độc lập đưa ra khuyến nghị theo từng bước. Thứ nhất, đình chỉ thẩm quyền mua sắm dự án của một số lãnh đạo liên quan trong thời gian xử lý, nhưng phải đúng quy trình lao động. Thứ hai, yêu cầu Phương và các bên liên quan giải trình, cung cấp hồ sơ và khai báo bổ sung về xung đột lợi ích. Thứ ba, cân nhắc khởi kiện dân sự để thu hồi những khoản phí không chứng minh được dịch vụ tương ứng. Thứ tư, chuyển một số phát hiện cho cơ quan có thẩm quyền nếu luật sư xác định có nghĩa vụ hoặc căn cứ phù hợp, và công ty không tự tuyên bố có hành vi hình sự trong bất kỳ thông cáo nào.

Bước thứ năm là cải tổ toàn bộ hệ thống: quy trình mua sắm, thủ tục tiếp nhận nhà cung cấp, ngưỡng phê duyệt, sổ đăng ký xung đột lợi ích, chế độ báo cáo HĐQT và kênh tố giác sai phạm. “Nếu chỉ thay người mà không thay hệ thống,” Lan Anh nói, “mười năm nữa chúng ta sẽ có một vụ khác, chỉ là với những cái tên khác.”

Bà Nga phản ứng dữ dội khi nhận báo cáo. Bà cho rằng đội điều tra không hiểu thực tế doanh nghiệp gia đình ở Việt Nam, nơi rất nhiều nhà cung cấp được chọn nhờ quan hệ tin cậy. “Ngày trước chẳng có mấy lớp thủ tục này, công ty vẫn lớn lên đấy thôi.”

Lan Anh không phủ nhận quá khứ ấy. “Chính vì công ty đã lớn nên cách làm cũ không còn phù hợp nữa. Khi bà quản lý một khách sạn, bà có thể biết mặt từng nhà cung cấp. Khi công ty có nhiều khách sạn, vay ngân hàng lớn và có cổ đông ngoài gia đình, vẫn cách đó lại thành rủi ro.”

Phương thuê luật sư riêng và gửi một bản phản hồi dài. Chị viết rằng các công ty tư vấn kia cung cấp thông tin thị trường, điều phối nhà thầu và quản lý quan hệ với địa phương, nên sản phẩm bàn giao không theo mẫu chính thức là do tính chất công việc. Chị cũng nói một số quan hệ sở hữu đã thay đổi nên chị không nghĩ mình phải khai báo.

Đội điều tra không bác bỏ phản hồi bằng cảm tính. Họ yêu cầu bằng chứng: phạm vi công việc, ghi chép các buổi họp, báo cáo, email, bảng chấm công, chứng từ chứng minh dịch vụ, mức phí so sánh trên thị trường. Một phần phí được chứng minh. Một phần vẫn trống chứng từ. Con số cuối cùng nhỏ hơn nhiều so với lời đồn ban đầu trong gia đình, nhưng vẫn đủ trọng yếu để công ty theo đuổi việc thu hồi và xử lý kỷ luật.

Chi tiết ấy khiến Hương nghĩ ngợi rất lâu. Nếu ngày trước cô đứng trước cổ đông mà nói “bốn trăm tỷ bị rút ruột”, cô đã sai. Cuộc rà soát cho thấy tiền bị thất thoát và quản trị yếu kém nghiêm trọng, nhưng bản chất từng khoản lại khác nhau. Sự chính xác bao giờ cũng chậm hơn cơn giận, nhưng nhờ nó, công ty biết mình đang đòi lại cái gì.

HĐQT họp nhiều phiên liền. Theo khuyến nghị của luật sư, bà Nga không tham gia biểu quyết ở những phần liên quan trực tiếp tới hành vi của bà. Cuối cùng, HĐQT bỏ phiếu thay Chủ tịch, đưa Lan Anh lên làm chủ tịch tạm quyền trong giai đoạn khắc phục quản trị. Bà Nga vẫn là cổ đông, vẫn giữ các quyền kinh tế và quyền biểu quyết theo pháp luật, điều lệ và những giới hạn về xung đột lợi ích. Không có chuyện bà bị “gạch tên khỏi công ty” chỉ sau một cuộc họp.

Phương bị đình chỉ vai trò điều hành dự án trong thời gian xem xét theo quy trình lao động, rồi rời chức theo một thỏa thuận mà các điều khoản cá nhân không được công bố. Công ty tiếp tục theo đuổi yêu cầu dân sự với những khoản phí không được chứng minh, và bảo lưu quyền hành động khác theo tư vấn của luật sư. Không thông cáo nào gọi chị là tội phạm.

Song song với đó, bài toán sống còn vẫn là Phú Quốc. Sau khi rà soát cả về kỹ thuật lẫn thương mại, công ty nhận ra muốn hoàn thành khu nghỉ dưỡng theo kế hoạch cũ thì cần thêm một khoản vốn mà bảng cân đối không gánh nổi. Ba phương án được đưa lên bàn: bán toàn bộ công ty dự án, tìm đối tác góp vốn và chấp nhận giảm tỷ lệ sở hữu, hoặc thu hẹp quy mô rồi khai trương theo từng giai đoạn.

Hương được mời tham gia một buổi làm việc chiến lược với tư cách chuyên gia bên ngoài, có hợp đồng tư vấn, có thù lao và phạm vi công việc bằng văn bản. Như vậy, chính công ty đang sửa sai về quản trị sẽ không lặp lại cái thói quen nhờ “người nhà giúp không công”. Cô phân tích từng phương án qua bốn thước đo: nhu cầu tiền mặt, rủi ro trong kịch bản xấu, thời gian tới ngày khai trương và giá trị có thể thu hồi. Không phương án nào hoàn hảo.

Bán ngay thì dễ bị ép giá, vì người mua biết công ty đang cần tiền. Góp vốn với đối tác giúp giảm gánh nặng tiền mặt, nhưng phải chia bớt phần lời nếu tài sản tăng giá và cần ngân hàng chấp thuận. Thu hẹp quy mô vẫn đòi vốn và vẫn ôm rủi ro thi công. Cuối cùng, HĐQT chọn tìm đối tác chiến lược, song song chuẩn bị phương án bán một phần, và thuê một đơn vị tư vấn độc lập điều phối cả quá trình thay vì gọi cho một “mối quen”.

Trong lúc chờ, ban điều hành dồn sức cho các khách sạn cốt lõi. Những hạng mục bảo trì tồn đọng được phân loại theo mức độ an toàn, ảnh hưởng tới khách và hiệu quả đầu tư. Bộ phận doanh thu dừng chính sách giảm giá tràn lan ở hai cơ sở, chuyển sang định giá theo nhu cầu và chi phí của từng kênh bán. Bộ phận mua sắm gom một số hợp đồng giặt là, đồ dùng phòng và năng lượng, nhưng không ép nhà cung cấp xuống mức giá khiến chất lượng sụp đổ.

Ba tháng sau, báo cáo tiền mặt hằng tháng đã thành nếp. Không còn chuyện cả một dự án lớn bị tóm gọn trong một dòng. Bộ tài liệu gửi HĐQT giờ có bảng theo dõi các cam kết vay, chênh lệch chi đầu tư so với kế hoạch, sổ đăng ký giao dịch với bên liên quan và nhu cầu tiền mặt của từng dự án.

Trong đợt tái cấu trúc bộ máy, Khải mất ghế phó tổng giám đốc phụ trách phát triển. Không phải vì anh bị kết tội, mà vì HĐQT muốn tách mảng phát triển dự án khỏi các mối quan hệ gia đình và đưa vào một chuyên gia có kinh nghiệm tài trợ dự án. Sau giai đoạn bàn giao, anh được đề nghị một vị trí nhỏ hơn ở bộ phận quản lý tài sản. Quyết định ấy khiến anh đau, nhưng anh chấp nhận.

“Anh cứ nghĩ đứng về phía rà soát thì sẽ được coi là người tốt,” anh nói với vợ, giọng chùng xuống.

“Quản trị không phát huy chương,” Hương đáp. “Anh phải chịu trách nhiệm cho những chữ ký cũ, và giờ anh có cơ hội làm lại ở chỗ hợp với mình hơn.”

Khải cười chua chát. “Em nói cứ như người sắp vào công ty.”

Thực ra, lúc ấy HĐQT đang đặt ra một câu hỏi khác: ai sẽ dẫn dắt quá trình vực dậy, gắn tài chính với vận hành trong mười hai tháng tới. Giám đốc vận hành rất giỏi chuyện khách sạn nhưng không chuyên về tái cấu trúc. Quang giỏi tiền nhưng đã quá tải vì làm việc với ngân hàng. Đơn vị tư vấn bên ngoài đề nghị thuê một Giám đốc Tái cấu trúc với thẩm quyền riêng.

Tên Hương có trong danh sách rút gọn, cùng ba ứng viên khác.

Khi Lan Anh gọi điện, Hương không nhận lời ngay. Như mọi ứng viên khác, cô đề nghị được xem bản mô tả công việc, cấp báo cáo, khung thù lao, quy trình xử lý xung đột lợi ích và bộ chỉ tiêu KPI. Cô cũng nói rõ: nếu HĐQT chọn cô chỉ vì muốn “đánh dấu chiến thắng trước nhà sáng lập”, cô sẽ từ chối.

“Tôi không cần một biểu tượng,” Lan Anh trả lời. “Tôi cần một người hiểu vận hành khách sạn, hiểu dòng tiền, và biết làm việc với HĐQT mà không biến mọi chuyện thành chuyện gia đình.”

Hương nhìn qua cửa sổ căn hộ, thành phố lấp lánh dưới lớp mưa bụi. Ba tháng trước, cô chỉ giúp chồng đọc một bộ tài liệu cổ đông. Giờ đây, một cánh cửa nghề nghiệp đang mở ra ngay giữa cơn khủng hoảng của chính gia đình mình.

Cô biết nếu bước qua cánh cửa ấy, mọi quyết định của cô sẽ bị soi kỹ hơn bất kỳ người ngoài nào. Và cô không coi đó là điều bất công cần né tránh. Sau tất cả những gì vừa xảy ra, người có dây mơ rễ má với gia đình sáng lập lại càng phải chấp nhận tiêu chuẩn minh bạch cao hơn.

“Hãy cho tôi một quy trình tuyển chọn đầy đủ,” Hương nói vào điện thoại. “Nếu tôi được chọn, tôi muốn biết mình giành được một vị trí công việc, chứ không phải thắng một cuộc chiến.”