Chương 6: Văn Phòng Riêng Và Những Hợp Đồng Đầu Tiên

Văn phòng riêng của Nguyễn Thanh Vân bắt đầu bằng một hợp đồng bị từ chối, chứ không phải bằng một căn hộ sang trọng ở Thảo Điền. Cô thuê hai chỗ ngồi trong một studio dùng chung, đăng ký doanh nghiệp, mua phần mềm, thiết bị và gói bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp ở mức mình kham nổi. Mọi thứ đều nhỏ, đều tính từng đồng.

Ngọc giới thiệu cô với một luật sư chuyên về xây dựng để soạn hợp đồng mẫu. Nhìn mức phí, Vân ngập ngừng: “Dự án nhỏ mà cũng cần hợp đồng dài vậy sao anh?”

Luật sư hỏi lại: “Em vừa mất nửa năm chỉ vì một dòng ghi công không rõ ràng, đúng không?” Vân bật cười, và không hỏi thêm câu nào nữa.

Bản hợp đồng của studio mới ghi rõ từng mục: phạm vi công việc, các giai đoạn, sản phẩm bàn giao, số lần chỉnh sửa, trách nhiệm của các đơn vị tư vấn, thông tin và phê duyệt từ phía chủ đầu tư, bản quyền và quyền khai thác, việc dùng dự án làm portfolio, lịch thanh toán, dịch vụ phát sinh, giới hạn trách nhiệm giám sát thi công, điều kiện chấm dứt, và cuối cùng là ghi công khi công bố. Vân đặc biệt kỹ ở mục cuối.

Cô không viết “tên trên bản vẽ là tên người trực tiếp vẽ”, vì như vậy lại quá đơn giản. Một kiến trúc sư có thể dẫn dắt thiết kế mà không tự vẽ từng tờ. Một kỹ thuật viên BIM có thể dựng cấu kiện mà không quyết định ý tưởng. Studio dùng bảng phân định đóng góp theo từng giai đoạn: ghi công công khai tùy vào mức độ đóng góp và ràng buộc của hợp đồng, nhưng hồ sơ lưu nội bộ luôn giữ đủ ai đã làm gì.

Dự án đầu tiên Vân chào thầu là một nhà hàng, và cô thua. Dự án thứ hai là cải tạo một văn phòng, nơi chủ đầu tư muốn trả nửa mức phí vì “chỉ cần ý tưởng thôi, nhà thầu tự làm phần còn lại”.

“Vậy ai chịu trách nhiệm điều phối, quy chuẩn, giấy phép và chi tiết?” Vân hỏi.

“Nhà thầu.”

Cô từ chối. Cô không muốn tên mình chỉ được dùng như một con dấu bảo chứng cho ý tưởng, trong khi phạm vi trách nhiệm còn mù mờ.

Phải đến dự án thứ ba, studio mới ký được hợp đồng: một trung tâm cộng đồng nhỏ ở Thủ Thiêm, do một quỹ địa phương và vài doanh nghiệp tài trợ. Ngân sách vừa phải, không có mái vượt nhịp bốn mươi mét nào. Yêu cầu của chủ đầu tư gồm một phòng sinh hoạt đa năng, một thư viện nhỏ, sân chơi cho trẻ, không gian làm xưởng, chi phí vận hành thấp và khả năng thông gió tự nhiên tốt.

Vân muốn dùng tre và gạch địa phương. Nhưng lần này cô không vẽ một mái tre cong rồi gắn thêm chữ “bền vững”. Ngay từ giai đoạn ý tưởng, cô mời kỹ sư kết cấu Lê Quang Trung vào cùng.

“Tre có vượt được nhịp này không anh?”

Trung nhìn bản phác rất lâu. “Có thể. Nhưng đừng gọi nó là giải pháp kết cấu trước khi thử nghiệm và có thông số.”

“Em biết.”

“Em biết từ sau vụ bảo tàng,” anh nói, và hai người cùng bật cười.

Studio có hai nhân viên đầu tiên: Linh, kiến trúc sư ba năm kinh nghiệm, và Dũng, một bạn trẻ vừa tốt nghiệp. Vân không lôi kéo ai từ công ty cũ dưới danh nghĩa “đội của Vân”; cả hai đều tự nộp hồ sơ. Cô trả lương không cao bằng các công ty lớn, nhưng cố gắng rõ ràng về giờ làm thêm và ngày nghỉ.

Thế mà ngay tháng đầu, cô đã sai. Một hạn nộp ý tưởng khiến cả nhóm thức tới khuya ba đêm liền, và Vân buột miệng: “Mới khởi nghiệp mà, ráng chút.”

Linh đáp, không gay gắt nhưng rất thẳng: “Chị từng ghét người cấp trên lấy công của nhóm. Đừng biến chuyện khởi nghiệp thành lý do để lấy thời gian của nhóm.”

Vân im lặng. Sau hôm đó, cô đổi cách lập kế hoạch. Làm thêm giờ không biến mất hoàn toàn, nhưng mọi hạn chót hay yêu cầu sửa muộn từ phía cô hoặc chủ đầu tư đều phải được ghi lại, và bù bằng thời gian hoặc ngày nghỉ tương xứng.

Studio cũng lập sổ phát hành bản vẽ. Mỗi tờ ghi người vẽ, người thiết kế và duyệt, người kiểm tra, mục đích phát hành và lần sửa. Không phải để mọi người giành tên nhau, mà để vài tháng sau, khi một chi tiết thay đổi, biết ngay cần hỏi ai. Vân thấy buồn cười: vụ tranh chấp ghi công đã biến cô thành người mê hồ sơ.

Nhưng thực tế còn bắt cô học thêm một môn nữa: tiền. Chủ đầu tư trả chậm đợt thanh toán thứ hai, trong khi cô vẫn phải trả lương nhân viên và phí cho các đơn vị tư vấn. Cô từng nghĩ một kiến trúc sư giỏi chỉ cần thiết kế giỏi. Giờ danh sách dài thêm: dòng tiền, thu phí, bảo hiểm, hợp đồng, kiểm soát phạm vi, điều phối tư vấn, quy chuẩn, giám sát thi công. Một dự án đẹp nhưng khiến studio lỗ quá sâu có thể khiến dự án tiếp theo không bao giờ tồn tại. Cô bắt đầu lập dự báo tài chính hằng tháng, một việc chẳng hào nhoáng chút nào nhưng không thể thiếu.

Chủ đầu tư trung tâm cộng đồng muốn cắt phí tư vấn kết cấu để tiết kiệm. Vân từ chối. “Nếu dùng mái tre như ý tưởng, kỹ sư không phải thứ có cũng được, không có cũng được.”

“Nhà thầu tự tính được không?”

“Nếu các anh chọn hình thức thiết kế và thi công trọn gói thì phải đổi phạm vi từ đầu. Với cách tổ chức hiện tại, tôi không để ai lấy ý tưởng của tôi rồi bỏ người chịu trách nhiệm kỹ thuật.”

Chủ đầu tư giữ lại kỹ sư. Vân biết mình vừa có thể mất dự án. Nhưng khác với vụ ghi công, đây không phải chuyện đạo đức trừu tượng; đây là trách nhiệm nghề nghiệp, với những con người sẽ đứng dưới cái mái ấy.

Studio vẫn mắc lỗi hợp đồng ở dự án cải tạo nhỏ nhận sau đó. Chủ đầu tư yêu cầu thêm ba vòng phương án, còn Vân ngại tính phí phát sinh vì sợ mất lòng. Cả nhóm làm thêm gần một tuần, và cuối tháng, lợi nhuận dự án âm.

“Hợp đồng có điều khoản dịch vụ phát sinh, sao chị không dùng?” Linh hỏi.

“Chị sợ khách nghĩ mình khó tính.”

“Vậy điều khoản đó chỉ để trang trí à?”

Vân không trả lời được. Từ đó studio lập một sổ theo dõi yêu cầu thay đổi đơn giản: nội dung yêu cầu, ảnh hưởng, phí và thời gian phát sinh nếu có, và chủ đầu tư phải duyệt trước khi nhóm làm phần vượt phạm vi. Không phải chỉnh sửa nào cũng tính tiền, nhưng việc gì đáng kể thì phải được nhìn thấy. Vân nhận ra công bằng với nhóm cũng cần kỷ luật thương mại: nếu người sáng lập cứ tặng thêm việc cho khách, người trả giá thường là nhân viên phải ngồi làm thêm.

Cô cũng học được rằng mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp không phải để “bảo hiểm cho thiết kế sai” rồi yên tâm. Công ty bảo hiểm đòi hợp đồng, phạm vi và hồ sơ tương đối chuẩn, buộc studio phải nhìn thấy rủi ro trước khi nhận việc. Một dự án có phạm vi mơ hồ, hoặc chủ đầu tư từ chối đơn vị tư vấn cần thiết, có thể không đáng nhận dù mức phí hấp dẫn đến đâu.

Studio sống sót qua năm đầu không nhờ giải thưởng nào. Nó sống nhờ ba dự án nhỏ thanh toán tương đối đúng hạn, một dự án cải tạo, và một người sáng lập đã học được cách không làm không công chính việc của mình chỉ để đổi lấy portfolio.

Cuối năm, tấm biển trước văn phòng chỉ ghi “Thanh Vân Studio”, không có khẩu hiệu “Kiến trúc với sự chính trực” nào bên dưới. Vân đã trải qua đủ để e ngại những khẩu hiệu tuyệt đối. Nếu sau này có ai đánh giá studio, cô muốn họ nhìn vào bản vẽ, hợp đồng, công trình và cách những người trong nhóm được ghi công, chứ không phải một câu chữ treo trên tường.